Executive Assistant & Event Coordinator (H/F)

Description de l'offre

Présent dans 90 pays, Culligan, leader mondial sur son secteur (en France : + de 1500 personnes, 250 M€ de CA, réseau de 70 agences), commercialise et assure le service des adoucisseurs, purificateurs et fontaines à eau.
Notre raison d’être : nous transformons l’eau pour améliorer la vie au quotidien et protéger la planète pour tous.
Notre mission : procurer de l’eau de qualité grâce à 3 atouts différenciants : expertise de l’eau (depuis + de 80 ans), Service Premium et des solutions respectueuses de l’environnement.
Notre vision : l’eau Culligan pour tous, partout, tout le temps (chez les particuliers, dans les entreprises et dans les hôtels / restaurants).
Rejoignez une entreprise ambitieuse, inspirante et engagée !
 
Quelles sont vos missions ?

Rattaché au Président Directeur Général, et basé au siège à Versailles, vos missions sont :
 
Executive (50%)

1. Gestion de l’agenda et des priorités

• Planification et organisation des rendez-vous, réunions, déplacements.
• Anticipation des priorités et arbitrage entre les sollicitations.
• Coordination avec les autres agendas internes/externes.

 2. Gestion des communications

• Préparation de supports pour les réunions (PPT, dossiers, etc.).
• Gestion des emails et courriers.
• Préparation et suivi administratif / projet.
• Rédaction de courriers, notes, comptes-rendus et présentations.

 3. Organisation de déplacements professionnels

• Réservation des transports, hébergements, visas si nécessaire.
• Préparation des itinéraires, gestion des imprévus.
• Gestion des notes de frais.
• Accueil de visiteurs ou VIP.

Event (50%)

1. Organisation d’évènements de 50 à 500 personnes sur 3/4 jours

Avant

• Appel d’offres agences évènementielles (rédaction et négociation contrat)
• Création d’agenda et déroulé détaillé
• Repérage pour validation de la logistique
• Coordination avec l’agence, les prestataires et les équipes
• Gestion de la rooming-list
• Réservation des moyens de transport
• Création des contenus (communication, vidéos et slides PPT)
• Commande de matériel

Pendant

• Gestion de la logistique et de l’animation
• Coordination avec les différentes prestataires

Après

• Facturation
• Coordination avec la communication interne et externe de la mise en forme et de la diffusion des comptes rendus, photos et vidéos souvenirs de l’évènement

2. Organisation de réunions de moins de 50 personnes sur 2 jours

• Recherche/réservation des lieux
• Repérage pour validation de la logistique
• Gestion de la rooming-list
• Réservation des moyens de transport
• Création des contenus (communication, slides PPT)
• Facturation

Des déplacements ponctuels sont à prévoir.

Quel est le profil recherché ?

• Formation Bac + 3/5 type Executive Assistant
• Expérience minimum de 3 à 5 ans dans ce type de poste mais également sur la gestion d’évènements / agence de tourisme.
• Maîtrise des outils :
  • Pack Office (Outlook / Teams, PowerPoint, Excel, Word)
  • Communications
• Compétences métiers & savoir-être :
  • Organisation, rigueur
  • Réactivité/autonomie/prise d’initiative/leadership
  • Capacité à fédérer et transmettre de l’énergie
  • Anglais courant
  • Excellentes aptitudes en communication interne et externe
  • Capacités rédactionnelles et organisationnelles
  • Capacité à prioriser/à travailler dans des délais restreints

Nos équipes incarnent et font vivre nos 5 Valeurs : Le Sens du Service, l’Engagement, l’Humain, l’Innovation et la Team Culligan. Si ces valeurs vous ressemblent, alors rejoignez-nous et soyez libre de donner le meilleur de vous-même !

Poste basé au siège situé sur le parvis de la gare de Versailles Chantiers (78). Parking gratuit possible et facilement accessible en transports en commun.

Type de contrat : CDI, télétravail possible jusqu’à 2 jours / semaine, avec la souplesse qui sera nécessaire en fonction des impératifs du poste.

Package salarial : Fixe + bonus + participation, tickets restaurants (12,10 euros), avantages CSE (chèques cadeaux / vacances, billetterie, voyages), RTT.

Engagé dans une politique de Diversité, d’Equité et d’Inclusion depuis des années, Culligan ouvre ses postes à tous les talents.

Ref : C115O91685